A resposta é não!
A relação entre empresas e contabilidades é algo de extrema confiança, a responsabilidade de um escritório de contabilidade não pode ser medido com facilidade.
Pense em todos os dados fiscais de diversos clientes, em todas as autorizações, todos os certificados, cada documento escaneado, contratos, notas fiscais e uma infinidade de outros documentos. Agora pense em quantos anos sua contabilidade existe? Vá somando todos os documentos que reuniu com o passar dos anos, pensou? É bastante coisa não? Agora imagine seu escritório perdendo todos estes documentos da noite para o dia.
A causa pode ser desde um vírus, roubo, falha na restauração de um backup, a comum falha humana e até mesmo banco de dados sequestrados.
Agora pense em como recuperar estes arquivos? Mais difícil será explicar para todos seus clientes, que sua empresa falhou com a confiança. Será que seu escritório conseguirá se reerguer diante de tal tragédia?
Isso não é um trailer de filme de terror, isso é real. Somente em 2016, no mundo, quase 2 bilhões de dólares foram perdidos em dados, segundo a PwC.
Já percebemos que a segurança de dados é algo fundamental, numa comparação: ela é tão importante hoje quanto era ter fitas reservas para sua impressora matricial há uns 5 anos atrás!, Mas será que seu escritório está fazendo os backups de forma segura e completa de todo seu escritório?
Para ter esta resposta ironicamente temos que responder outra pergunta, vamos a ela;
Quais os dados que serão armazenados?
A melhor forma de responder é definir quais são informações importantes para seu escritório, vendo do ponto de vista de um escritório contábil as melhores opções são;
- Informações do sistema contábil, geralmente todo sistema contábil já utiliza algum tipo de sistema de exportação de backups e outros estão inserindo um serviço adicional de backup em nuvem, isso quando o próprio sistema já roda todo em “nuvem”. Mesmo assim é fundamental fazer uma análise detalhada se este tipo de serviço adicional valhe a pena ser contratado; primeiro para não depender 100% de um único fornecedor, segundo para poder ter backups com empresas especializadas neste tipo de solução e terceiro e mais importante, este serviço adicional dos sistemas contábeis apenas faz backup da base de dados do seu próprio sistema e não de todos os dados da sua empresa, falaremos mais no próximo ponto pois ele é vital para sua segurança.
- Informações vitais, são todo os demais arquivos; aqueles que ficam espalhados em várias pastas em vários computadores com vários responsáveis por cada um deles. Estes dados são tão importantes como o próprio sistema contábil, em geral são planilhas, imagens, e-mails, anotações, documentos escaneados, áudios e vídeos. Estes pequenos e múltiplos arquivos são de certa forma uma base para toda a estrutura de dados da sua empresa, eles correspondem ao seu dia a dia de cada colaborador, da sua empresa.
Encontrar uma empresa especializada
Assim como seu cliente o contatou buscando um especialista em serviços contábeis, você deve confiar a segurança das suas informações a uma empresa especializada em backups.
Como citamos acima fazer backup somente do banco de dados do sistema contábil deixa um gargalo enorme quanto a todos os outros documentos do seu escritório! E muitas vezes os valores por estes serviços adicionais (backup da base de dados do sistema) tem um valor igual ou superior a um serviço de backup completo para sua empresa em nuvem.
- Outro ponto importante na definição da empresa e serviços de backup é não confundir armazenamento em nuvem com backup em nuvem. E já falamos disso aqui
O backup em nuvem faz automaticamente uma varredura em todas as pastas de todos os computadores e do sistema contábil, busca os arquivos que foram alterados e encaminha os mesmos para a nuvem automaticamente, sem que seja necessário nenhum tipo de intervenção. Todo o processo é gerenciado via web ou pela aplicação no computador e monitorado com relatórios em tempo real. Além da recuperação ser garantida, principal função do backup, podendo ser recuperado apenas o arquivo perdido ou até mesmo todo o conjunto de dados de forma extremamente rápida e fácil.
A Dati Soluções em TI, é especialista em backup em nuvem e temos grande expertise em projetos para escritórios contábeis, entre em contato para ter uma boa conversa com um de nossos especialistas para descobrir a melhor forma de realizar backups completos em nuvem e assegurar que sua empresa está livre de quebrar por falta de segurança.
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